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档案管理的六大步骤(档案管理的六大步骤包括)

2022-11-17| 编辑: 佚名| 查看: 194 |原作者: 萧覅|来自: 衙媒网

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本文目录一览:

1、项目的档案管理步骤是什么 2、档案管理规定是什么 3、档案管理有那些流程 4、如何整理档案

项目的档案管理步骤是什么

  一.建设项目档案概念:

  v是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。

  v项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。内容包括:立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。

  二.基建档案工作基本要求:

  一、熟知基建项目档案工作的有关法规、标准和规范。

  二、建立健全基建档案工作的规章制度

  三、采取措施, 加强前端和过程控制

  四、严把验收关, 认真做好档案的预验收工作, 这是保证档案质量的重要步骤。

  三.建立“四纳入”制度, 是指将档案工作纳入项目法人制、招投标制、工程监理制和合同管理制。

  1、纳入项目法人制, 各级领导岗位责任制(达标考核内容之一)

  2、纳入合同管理制, 充分发挥合同的法律作用(档案专项验收考核内容之一)

  3、纳入工程监理制, 充分发挥监理的控制手段作用

  4、纳入项目管理程序, 实施同步管理

  v主要措施体现在档案工作的“三同步”、“三参加”。

  四.档案工作法规:

  1、《档案法》及《档案法实施办法》

  2、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)

  3、《国家重点建设项目档案管理登记办法》(档发字[1997]15号)

  4、《城市建设档案归属与流向暂行办法》(档发字[1997]20号)

  5、 《重大建设项目档案验收办法》 (国档发[2006]2号)

  五.档案工作标准(主要)

  1、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 28-2002

  2、《科学技术档案案卷构成一般要求》 GB/T 11822-2000

  v电力档案工作标准:

  1、《电力工程达标投产考核标准(2006版)》(工程档案篇)

  2、《电力工业企业档案分类规则及分类表》

  3、《电力工程竣工图文件编制规定》

   DL/T5229—2005

  v建设部档案工作标准:

  1、《建设工程文件归档整理规范》 GB/T 50328-2001

  六.建设单位:

  建设单位是项目建设的法人主体, 对各参建单位负有组织、协调、检查和指导的职责。并应将档案工作纳入项目计划和岗位责任制, 建立有效考核措施, 实施制度保障和组织保障。主要职责:

   1、落实领导责任制, 组建有监理单位、设计单位、施工单位、调试单位等参建单位参加的档案管理领导小组;建立健全基建档案管理制度;统一业务标准和规范;构建档案管理网络体系, 对建设项目的文件形成、档案编制、验收与移交的全过程进行监督、协调、指导和检查。

  2、按《国家重点建设项目档案登记办法》规定, 做好登记工作。将建设项目各阶段档案工作进展和变化情况, 以及项目档案验收情况, 报送国家或地方档案管理机构。

   3、对建设项目的前期文件、施工管理性文件、竣工验收文件和生产准备及试生产等阶段形成的文件负责收集、整理和归档。

   4、对各参建单位移交的竣工档案进行检查、验收, 并汇总统一编目, 编制档案检索工具。

   5、按《重大建设项目档案验收办法》规定, 组织申报建设项目档案验收工作。

档案管理规定是什么

  法律分析:档案管理的六大步骤:收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六方面工作。管理档案要科学地归类、排列、编目, 每一卷都要建立一个完整的宗卷, 记载档案单位和档案的变化。文件排列以全宗为单位, 按不同保管期限排列, 做到排出整齐。注册统计规范:规范管理单位的档案要有登记、统计制度, 对档案的接收、转移、整理、鉴定、销毁、使用等要有详细的记录, 数字要准确, 案卷与目录数字相符。档案是中国人事管理制度的一项重要特S, 它是个人身份、学历、资历等方面的证据, 与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩, 具有法律效用, 是记载人生轨迹的重要依据。

  法律依据:《中华人民共和国档案法》 第二条 从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动, 适用本法。本法所称档案, 是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。各级人民政府应当加强档案工作, 把档案事业纳入国民经济和社会发展规划, 将档案事业发展经费列入政府预算, 确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于社会各方面的利用。

  

档案管理有那些流程

  一、具体流程内容如下(用公司档案管理来说明):

  1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档, 文秘收到资料记入电子目录保存, 分类装订成册归档。

  2、综合人事部在员工试用期满, 向其人事档案关系所在单位开出"调函", 交员工或其委托人, 在规定时间内将档案转入公司。

  3、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理, 交由综合人事部经理, 建立员工档案, 将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

  4、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案, 离职员工档案, 公司保留一年。

  二、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

  三、由于现代档案管理工作已成为复杂的系统, 故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统, 各子系统又下分若干层次小系统。

  扩展资料:

  1、档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者, 所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高, 档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。

  2、档案管理就其基本性质和主要作用来说, 是一项管理性的工作, 服务性的工作, 政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富, 档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用, 它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业, 所以是管理性的工作。

  3、档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务, 否则就不会存在, 也难以发展。在阶级社会中, 档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益, 为一定的统治阶级所掌握, 为一定阶级的经济、政治和文化服务, 这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

  参考资料:百度百科-档案管理

如何整理档案

  档案整理

  一、档案整理概述

  档案整理, 就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目, 使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节, 通过整理, 使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌, 提示文件材料之间的相互联系, 以便于档案的管理和利用。

  (一)档案整理的类型

  档案整理可以分为以下三种类型:

  1.系统排列和编目;2.局部调整;3.全过程整理

  (二)档案整理的内容和步骤

  档案整理的内容, 从性质上分, 包括系统化和编目两部分。档案的系统化, 就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作, 即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列, 使之构成一个有机联系的整体, 具体内容包括:区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等;档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作, 具体内容包括:卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础, 编目是系统化的体现。

  (三)档案整理的原则

  档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点, 保持文件之间的历史联系, 充分利用原有的整理基础, 便于档案的管理和利用, 这是档案整理的基本原则。

  1.保持文件之间的历史联系

  所谓文件之间的历史联系, 是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系, 主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

  2.充分利用原有的整理基础

  充分利用原有的整理基础, 是指对于已经整理过的档案, 不要轻易打乱原有的整理体系, 重新整理, 这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。

  3.便于档案的保管和利用

  便于档案的保管和利用, 是档案整理工作的出发点和根本目的, 也是衡量档案整理质量的最终尺度。

  二、全宗

  (一)全宗的概念

  全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲, 全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案, 是档案工作中的一个基本原则和核心理论。

  (二)立档单位及其构成条件

  立档单位, 又称全宗构成者, 是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位, 主要看它是否具有以下三方面的条件:

  1.可以独立行使职权, 并能以自己的名义单独对外行文;

  2.是一个的会计单位或经济核算单位, 独立编制预算;

  3.设有管理人事的机构或人员, 有一定的人事任免权。

  其中, 第一个条件是首要的、必要的条件, 后两个是补充条件。

  (三)立档单位变化对全宗划分的影响

  1.政权更迭的全宗处理

  2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理

  3.?立档单位其他变化情况的全宗处理

  (四)全宗的补充形式

  1.联合全宗;2.汇集全宗;3.档案汇集

  (五)判定档案所属全宗

  判定档案所属全宗, 关键是确定档案的形成者, 具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件, 则要从文件的外部特征和内部特征进行考证, 综合判定其所属全宗。

  三、全宗内档案的分类

  (一)分类的基本要求

  全宗内档案的分类, 就是把立档单位所形成的档案, 按其来源、时间、内容和形式的异同, 分成若干层次和类别, 使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。

  分类应遵循以下基本要求:

  1.客观性;2.逻辑性;3.可操作性。

  (二)常用的分类方法

  档案分类法, 是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据, 也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多, 常用的主要有以下四种:

  1.年度分类法;2.组织机构分类法;3.问题分类法;4.门类分类法

  (三)分类方案的编制

  所谓分类方案, 就是标列各个层次的类目名称, 表示全宗内档案分类体系的纲要, 又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据, 但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。

  1.机关全宗分类方案的编制

  机关全宗分类方案的编制, 应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象, 依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点, 进行科学分类。机关档案分类方案中, 第一层次的分类一般采用门类分类法。

  2.?企业全宗分类方案的编制

  根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定, 工业企业档案分类设置十个一级类目, 即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业, 有些档案难以归入上述十大类目时, 可根据实际需要增设一级类目。

  四、档号和案卷目录的编制

  (一)档号编制原则

  档号是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中, 以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记, 并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则:

  1.唯一性原则;2.合理性原则;3.稳定性原则;4.扩充性原则;5.简单性原则。

  (二)档号的结构

  根据《档号编制规则》的规定, 档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后, 又出现了档号的第四种结构。

  (三)档号的编制方法

  1.全宗号的编制方法

  全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性, 后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

  2.案卷目录号的编制方法

  案卷目录号以三位阿拉伯数字标识, 应根据全宗内档案整理状况, 可按不同时间, 不同组织结构, 不同保管期限, 不同专题或不同载体形态设置。

  3.类别号的编制方法

  类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级, 在一个档案馆(室)内或一个全宗内, 不应有重复的类别号。

  4.项目号的编制方法

  项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。

  5.案卷号的编制方法

  案卷号用三位阿拉伯数字标识, 目录内的案卷按排列次序流水编号, 不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。

  6.件号的编制方法

  件号用阿拉伯数字标识, 不应有空号。件号的编制有两种情况:一种是不装订的案卷, 卷内文件必须单件装订编号, 每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案, 同一个类目下的文件按排列次序流水编号。

  7.页(张)号的编制方法

  页(张)号用阿拉伯数字标识, 卷内文件各页(张)按排列次序流水编号, 不应有空号。

  (四)案卷目录的编制

  案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具, 也是档案登记的基本形式, 是对档案进行统计和检查的重要依据。

  案卷目录必须按全宗编制, 有两种类型:一种是以全宗为单位编制的综合目录, 主要适用于案卷数量较少的全宗;另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录, 在实际工作中, 大多采用第二种。

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  以上就是“档案管理的六大步骤(档案管理的六大步骤包括)”的论述。

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